Jak zbudowaliśmy imprezę na ponad 1000 osób?

Niektórzy z Was wiedzą, a jedni nie wiedzą w ogóle. Na co dzień w moim pokręconym życiu jestem też organizatorem imprezy sportowej, czasem pracuję przy innych imprezach, a jeszcze w innych terminach organizuję imprezy integracyjne. Dzisiejszą opowieść, którą zamierzam Ci przedstawić mógłbym również wrzucić pod tytułem: „jak nie organizować imprez sportowych”. Przekaz jaki z niej płynie to mam nadzieję fakt, że warto być wytrwałym i nie poddawać się w swoich zamierzeniach. Albo jest zwycięzcą albo typem człowieka, który rezygnuje. Czytaj i śmiej się i na koniec daj znać co sądzisz.

Przekaż Światu swoją idee – share your idea. 

Widzisz bracie i siostro. Przekazanie swojej idei światu wymaga walki. Pójdziesz w życiu różnymi ścieżkami. Ważne żebyś się nie cofał/a, nie szukał/a drogi na skróty. Idąc swoją ścieżką ciągnij za sobą ludzi lub idź z nimi równolegle. Czasem trzeba iść samemu. Nie martw się, gdy ktoś po drodze się odłączy. W trasie podłączą się inni, którzy pomogą wyznaczyć ciekawszy kierunek. Wstawaj rano, pamiętaj kim jesteś i co chcesz zrobić. Nie narzekaj na życie ani codzienne przypadłości. Czasem koryguj kierunek lub zawróć żeby wrócić na właściwą ścieżkę.

Skąd to się wzięło?

Zacząć należy od tego, że już w najmłodszych czasach lubiłem zakręcić się wokół imprez niesportowych. W czasie studiów mocno rozkwitał we mnie dryg do imprezowania. Czułem jakie warunki muszą być spełnione żeby imprezę całe społeczeństwo uznało za godną. Regularnie gościłem 2-4 razy w tygodniu na spotkaniach młodzieżowych w różnych lokalach czy przybytkach gdzie gościła duża ilość napitku. Bywałem na imprezach typu Mayday, White Sensation, byłem kilka razy gościem w Hali Stulecia. Na imprezy te zjeżdżała młodzież z całej Polski oraz świetni artyści muzyczni z całego świata. W mym skromnym życiu nie byłem jednak na imprezie typu ołpener czy inne takie namiotowe (mam plan, że pojadę na woodstok kiedyś rowerem).

Moje pierwsze imprezy z niespodziankami

Imprezy, które organizowałem u siebie w domostwie były zawsze zaskakujące z ogniem. Zawsze lubiłem przygotować niespodzianki dla pozornie niepijących i pijących. Na którąś imprezę zalałem szklanki wódką i wodą i wstawiłem je do zamrażalnika. Każdy lubi niespodzianki, a że alkohol uwalniał się z lodu powoli to człek dostawał więcej niż chciał i odpływał coraz szybciej. Nie wspomnę, że drinki były robione z colą w której ¼ to też już była wódka. Wyobraź sobie, że taki jegomość stwierdza, że ma za mocnego drinka i prosi o dolewkę coli. No to dostaje to czego chce, ale z vat’em 35%. Piękne czasy w których człowiek nie myślał o wciskaniu w życie treningu triathlonu. Rzadko kto wychodził ode mnie z imprezy w całości.. Ba ja sam nawet nie raz nie wychodziłem. Czułem, że mam ten dryg do imprez, bo każdy mówił, że królewsko u mnie się „załatwił” i że było ogólnie królewsko.

Zasiało się ziarko

Będąc w Stejtsach (states) w 2007 na work & travel dużo chodziłem na siłkę. Tam jeden kolega z którym ćwiczyłem powiedział mi, że mogę nazywać go Niga. Niga pokazał mi pewnego dnia imprezę w której startował. Wariacki bieg w błocie, wodzie z innymi przeszkodami. Pomyślałem przyjadę do Polszy i robię. Byłem wtedy jednak jeszcze za krótki żeby przejść do czynu. Byłem też za bardzo zajęty studiowaniem.

Kiedyś jednak te studia skończyły się. Napisałem mądrą i pożyteczną jak dla siebie pracę mgr. pt Budowanie efektywnych systemów franczyzowych. Byłem na paru rozmowach kwalifikacyjnych w firmach w których tak naprawdę nie chciałem pracować udając mędraka. Nie związałem się z nimi ostatecznie mariażem. Jeszcze w 2009 rozpocząłem pracę nad pewnym portalem, ale nie zdając sobie sprawy z tego jak trudno znaleźć porządnego wykonawcę prace te ciągnęły się w nieskończoność – tak naprawdę do dziś się ciągną i co ciekawe zamysł tego co wymyśliłem 6 lat temu wciąż jest aktualny. Zdaje się, że niedługo o tym też będę mógł coś napisać, ale na razie muszę trzymać japę krótko.

Ucieczka z dala od 9-5

Do portalu, który wymyśliłem stwierdziłem, że przydałby mi kurs trener sportu. To był przełom roku 2010/11 kiedy nie każdy jeszcze był trenerem personalnym i mało kto robił crossfit. Ja crossfit lizałem sobie już w USA. Zrobiłem jednak nasz Polski lokalny kurs. Udało mi się uszeregować moją wiedzę i doprowadziłem się lepszej formy fizycznej. Zaraz po tym nabrałem chęci do biegania i w 2011 roku przebiegłem swoje dwa pierwsze maratony. Chwilę popracowałem w niby najlepszym klubie jako trener w Warszawie i szybko zacząłem robić prywatę. Było tyle prywaty, że z pracy z klubie można było zrezygnować. W tym samym roku zrobiłem jeszcze kurs managera sportu. Kurs był bardzo fajny prowadzony przez praktyków. Wtedy wrócił do mnie pomysł organizacji biegu, który podsunął mi mój Niga. Słuchając każdego wykładu narastała we mnie jeszcze większa chęć organizacji tego wydarzenia. Każdy wykład wnosił coś nowego i wszystko układało się w mojej głowie. To wydawało się takie proste. Robisz imprezę zbierasz kasę od sponsorów, załatwiasz koszulki, medale i inne głupotki i gotowe.

Unijne pieniędze

Firmę otworzyłem jeszcze w 2011 roku. Przemeldowałem się do babci na wieś żeby łatwiej dostać kasę z UP dla bezrobotnych na otwarcie pierwszej działalności gospodarczej. Pamiętam jak dziś jak stałem w tym urzędzie i czułem się jak ścierwo rejestrując się jako bezrobotny – takie dziwne uczucie jakbym żebrał od państwa. Wszystko odbywało się oczywiście na wariata, bo dowiedziałem się przez przypadek, że w kolejnym tygodniu jest nabór wniosków na dofinansowanie działalności. Kolejnego dnia byłem już przemeldowany i bezrobotny (piątek). W weekend napisałem biznesplan i w kolejnym tygodniu złożyłem go w urzędzie. Biznesplan napisany był na portal i został przyjęty. Nie powiem.. przyjemnie było wstać, zalogować się do banku i zobaczyć sumę 5cio cyfrową na swoim koncie – zupełnie za darmo. Tym bardziej, że było to wszystko na wariata. Portal sobie powstawał, a ja dorastałem sobie sportowo.

Skończyłem kurs Managera Sportu i czułem się jeszcze bardziej mądrzejszy. To był rok 2012. Rok w którym postanowiłem zrobić IronMana i pierwszy triathlon. W styczniu okazało się, że oprócz Irona w Borównie i pierwszego triathlonu, który odbywał się w Sierakowie nie mam gdzie startować. Udało mi się jeszcze zapisać niespodziewanie na pierwszą w Polsce ćwiartkę IM w Malborku. Zebraliśmy się w parę osób i stwierdziliśmy, że robimy triathlon, bo do cholery nie było gdzie startować. Raz, dwa, trzy znaleźliśmy miejsce na zawody w Nieporęcie, gdzie teraz ktoś inny tam je organizuje (wciąż mam pod ręką fanpage @nieporettriathlon – który lajkuje sporo osób). Gdy mieliśmy już wiele rzeczy gotowych – strona, baza zawodów, wykonawcę okazało się, że w tym okresie gmina będzie robić remont drogi i jednak ma gdzieś jakieś tam triathlony. Tutaj jeszcze dużo można by napisać o całej szarpaninie, ale daruję to sobie. Było ratowanie i odzyskiwanie, nowe trasy, nowe miejsca.

Sponsoring – każda firma daje kasę

Nie myśl sobie, że każda firma chce inwestować w imprezy i o sponsorów jest bardzo łatwo. Nikt nie chce wydawać bezsensownie kasy. Nikt nie chce sponsorować jeśli nie ma u siebie z tego zysku. Ciężko też złapać sensowny barter dzięki, któremu zejdziesz z kosztów. Ludziom się jednak wydaje, że firmy „dają” kasę na imprezy i chcą tylko żeby logotyp gdzieś tam się pojawiło. Poważny sponsor musi jednak dostać jednak konkrety bez lelum polelum i wartość. Chyba, że imprezy są organizowane przez włodarzy miasta, gdzie wszystko jest lipne i dba się o to tylko że impreza ma się odbyć (nieważne ile osób startuje – im mniej tym lepiej), a Organizator może odhaczyć i później w prospekcie wyborczym napisać jak to dba o sport w swoim mieście i dodatkowo o historie niepodległości itd.. Społeczność lokalna w miarę zadowolona, urzędasy zrobiły swoją ciężką pracę zaspakajając jakąś potrzebę. Fanpage biegu do lepszej komunikacji nikt nie zakłada, bo trzeba by było tam coś robić jeszcze. Urzędas nie zleci organizacji firmie zewnętrznej bo boi się, że straci posadę. Podobnie ma się to w dużych miastach i bogatych gminach, tam jednak kasa jest rozpier..lana bez poszanowania. Tutaj jest budżet i cała kasa musi zostać wydana – np. limit osób startujących w zawodach 1500 osób. W biegu startuje 500osób. Koszulek i medali musi być kupionych 1500 i nie ważne, że 1000 medali i koszulek będzie leżało w piwnicy. Porządny medal to koszt  około 12zł, a dobra koszulka oddychająca z nadrukami to 20zł. Ponad 30tys drogi podatniku poszło w powietrze. Można tydzień przed imprezą zmienić liczbę zamówionego towaru i przynajmniej kupić reklamy w gazetach czy zamówić reportaż w telewizji za tą kasę, ale kto by się tam chciał tym zajmować – problem. To takie moje doświadczenie jako podwykonawcy na imprezach różnego typu (chciałem żebyś wiedział jak może wyglądać organizowanie imprezy w Twojej okolicy).

Poznasz też fajnych ludzi

Wracamy do triathlonu jeszcze na chwilę. Wtedy też poznałem Jurka Górskiego specjalizującego się organizacji imprez sportowych ze wskazaniem na triathlon. Jurek, czyli pierwszy Polski UltraMan’a i MŚ w DoubleIronMana. Zadzwoniłem do niego i mówię standardowo jak dla siebie: „Dzień dobry chciałbym zorganizować triathlon” – uwielbiam to robić w ten sposób. Nawet ja wtedy nie myślałem, że parę lat później razem pojedziemy do Hiszpanii ścigać się w UltraMan’ie – on jako kołcz, ja jako zawodnik.

Od niepowodzenia do ..

Jako, że triathlon nie poszedł odpowiednią trajektorią, a ja nie miałem ochoty więcej bawić się w „berka” to postanowiłem, że pora zrealizować bieg, który widziałem w US&A. Namawiała mnie do tego zresztą moja mama, która mówiła, że będzie to dobry wściekły bieg z fajnymi ludźmi.

Wsiadłem w samochód wcześnie rano i pojechałem 500km do Jurka pokazać mu co chcę zrobić i zapytać czy to widzi. Powiedział, że fajne i robimy jeśli mam do tego zaangażowanie. Wszystko trzeba było zacząć od nowa. Podstawowe sprawy to zmienić stronę, kupić nową domenę i myk. Na wszystko zebraliśmy umowy i poszło. Wcześniej zrobiliśmy plan przeszkód, znaleźliśmy wykonawców i trzeba było to przypilnować. To było istne szaleństwo, ustaliliśmy termin za 5 tygodni, bo taki niby był wtedy optymalny. Nigdy nie zapomnę naszej radości gdy zobaczyliśmy, że zarejestrował się pierwszy uczestnik. Później jakoś to szło. Cały czas było mnóstwo pracy. Wtedy dowiedziałem się co to znaczy siedzieć do 2:00 każdego dnia i robić co się da, żeby wszystko się udało i przyjechało jak najwięcej osób. To był piękny okres w którym na fejsie jeszcze nie było  prawie w ogóle reklam. Jeśli ktoś miał fanpage z 2000 polubień to wydawało się to być dużą „aferą”. Były to też początki akcji z kupowaniem lajków. My kupiliśmy jednak patronat medialny na portalu biegowym + ja spamowałem całego fejsa do momentu otrzymania ostrzeżenia, że jeszcze jedno udostępnieniem i mogę się żegnać się z fejem. To wtedy był sygnał stop. Wymyśliliśmy dodatkowo film promocyjny, którego głównym aktorem byłem ja. Można zobaczyć poniżej. Co więcej zrobiliśmy różne akcje promocyjne na mieście. Szkoda, że nie puściliśmy tego w formie pranka. W takim przebraniu dzikusa chodziłem po barach. Dupeczki robiły sobie focie, siadały na kolanach, lufy się lały. Trochę nie wykorzystany potencjał – można było spróbować skleić z tego virale – dzikus w barze (śmiech).

Dziś jak patrze na ten film i to co robiliśmy byleby się przedostać do ludzi to za głowę się łapię. Ale powiedzmy, że została pamiątka.

W pierwszym biegu wystartwało 250 osób. Nie poszło wszystko tak jak chcieliśmy. Źle rozłożyliśmy czas na realizację trasy + wiele przeszkód doradzono nam wyłączyć żeby nie zabić nikogo na pierwszej imprezie. Teraz spojrzałbym na to na dwa różne sposoby – trochę dobrze trochę źle. Jednak impreza nie miała tego pierdolnięcia, które powinna była mieć. Wiele osób było z niej zadowolonych, a część tylko przeszła obojętnie. Obok takiej imprezy nie można chodzić obojętnie. Zdawaliśmy sobie sprawę, że nie poszło w 100% tak jak powinno pójść, ale i tak odzew był bardzo pozytywny. W imprezie pomagali moi znajomi, rodzina, znajomi znajomych. Jedna osoba robiła film.

Dla porównania od razu drugi film z drugiej imprezy, która jak mówili uczestnicy zamiotła, a poprawa organizacji wynosiła 300%. Całość trasy zrobiliśmy w 4 osoby.

Nie znając realiów świata i na to na co można liczyć zaproponowaliśmy po pierwszej edycji, że zrobimy mimo wszystko 3 imprezy w kolejnym roku. Pierwsza impreza w Bałtowie w Jura Parku (to ta z drugiego filmu), druga w Trójmieście i trzecia jako Narodowy Test Sprawności w Warszawie. To ta trzecia miała być największym i najlepszym eventem. Trochę się zajęło zanim dogadaliśmy kolejne miejscówki, uzgodniliśmy z lokalsami i miało się dziać. Rozmawialiśmy z dużymi sponsorami (którzy dużo biecywali, a ja uwierzyłem), ale tylko rozmawialiśmy ostatecznie. Na drugą imprezę mimo ciężkich bojów i aliansów z różnymi organizacjami (które dużo obiecały, a ja wtedy uwierzyłem) przyjechało 43. Sami już nie wiedzieliśmy co robić. Ja nie zamierzałem się jednak poddać i wiedziałem, że chcę organizować ten event. Nie wspomnę o tym, że do każdej z imprez trzeba było dołożyć nie tylko wszelkich starań. Co to kogo obchodziło, że czegoś tam nie załatwił albo nie zrobił. Mój pomysł był od początku taki żeby dostarczać ludziom jak najwięcej emocji i wrażeń. Dać szansę na przygodę i obudzić chęć do podejmowania wyzwań. Przygoda to było coś co mnie wtedy inspirowało i chciałem się tym dzielić z innymi. Wierzyłem, że gdzieś uda się z tym przekazem przedostać.

Niewypalony wypał – niedopałek

Impreza mimo, że tylko dla 43 osób to wypaliła na maxa. Odpoczywałem po niej przez 3 dni. Cały czas dostawaliśmy miłe komentarze i wiadomości od uczestników. Przed nami były jeszcze dwie imprezy w 3mieście i Warszawie. Ostatecznie musieliśmy jednak zrezygnować z ich realizacji. To była jedna z większych porażek. O dziwo dostaliśmy wtedy niesamowite wsparcie na naszym fanpage od ludzi, że wszyscy wierzą, że zrobiliśmy co w naszej mocy żeby wszystko się udało – tak naprawdę było. Tak zapadliśmy w zapomnienie z naszym cudownym biegiem aż do końca roku. Mało kto wokół mnie chciał słuchać o kolejnych edycjach. Ja pamiętałem jednak radość każdego z uczestników, który wbiegał na metę i to było świetne uczucie – realizacji planu. Wielu znajomych wtedy mnie pytało – stary po co ty to robisz? Impreza dla 43 osób? Za rok chyba z 20 uczestników z taką tendencją będziecie mieli. Śmiali się, że robię jakiś kompletny niewypał dla garstki osób. Ja im mówiłem wtedy, że wolę gromadzić wokół siebie fajnych ludzi o podobnych upodobaniach i póki mam to z kim robić to będę to robił i starał się zarażać innych.

No cóż trzecia edycja w 2014 roku miała się nie odbyć – frustracja narastała. Jakimś cudem znowu namówiłem parę osób do zorganizowania tego naszego „bałaganu”. Decyzja zapadła dopiero w styczniu, że jednak robimy i to w czerwcu. Przygotowaliśmy start zapisów w lutym. Strasznie się bałem tego jak to wyjdzie. Start wyszedł nieźle, bo po pierwszym tygodniu mieliśmy już 50 osób zapisanych, czyli więcej niż w poprzednim roku wszystkich uczestników. Szło powoli, ale człowiek do człowieka i z tych 43 uczestników zrobiło się nagle 430. Wtedy już nikt mnie nie pytał po co to robię i czy ma to sens. Ktoś tam jednak bąknął, że nie spodziewał, że w jakimś takim Bałtowie, bez tradycji do biegania tak szybko urośnie tego typu event. Gadali nawet o tym w TVNach. 

Mistrzostwo

Mieliśmy już jako zespół kilka solidnych lekcji na karku i wiedzieliśmy już co w trawie piszczy. W 2015 roku zrobiliśmy weekend z biegiem na 5 i 10km. W imprezach wystartowało łącznie 1070 osób i słyszałem od uczestników, że robimy super imprezę z niepowtarzalnym klimatem. Idea gromadzenia ludzi o podobnych zainteresowaniach – lubiących wyzwania sprawdziła się. Ktoś tam znowu bąknął – Ty Stary nadajesz się do organizacji takiego bałaganu. Dobrze, że to robisz.

Dziś kiedy piszę ten artykuł mamy końcówkę 2015 roku. Po tygodniu od uruchomienia zapisów na 7,5 miesiąca przed zawodami na bieg zapisało lekko ponad  700 osób. Czuję się w sumie tu i teraz, w tym momencie, gdy to piszę, naprawdę dumny i wzruszony, że udało się to wszystko przetrwać. Jestem cały czas zadowolony z tego co robię i nie mogę się nadziwić jaką drogę trzeba było przebyć żeby dojść „tu”. Łatwiej zrobić i przygotować się do Double IronMana – piszę to z pełną odpowiedzialnością. Tyle razy idea upadała, ale jakoś przetrwała i na tą chwilę ma się dobrze. Mógłbym napisać tutaj jeszcze dużo rzeczy o tym, że naprawdę nie było łatwo i lekko, ale najbardziej cieszę się z tego, że pozostał oryginalny przekaz imprezy i robimy fajną imprezą dla fajnych ludzi.

Właściwie to chciałem w pierwszym rzucie napisać poradnik Organizatora. Pisząc o tych Sponsorach i Urzędasach wiele rzeczy sobie darowałem i nie wiem czy to dobrze, że w ogóle to napisałem. Nie wiem po co to w ogóle napisałem, ale leżało mi na sercu – trochę z pierwowzoru skasowałem trochę nie napisałem.

Przekaż Światu swoją idee – share your idea.